Công nợ là vấn đề mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm đến trong quá trình hoạt động, vậy công nợ là gì? Và viết thư xác nhận công nợ như thế nào? Nếu bạn cũng quan tâm về vấn đề này thì hãy đọc bài viết sau đây để có lời giải cho hai vấn đề trên.
Khái niệm về công nợ
Công nợ là số tiền còn lại sau một kỳ khi doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ mua bán hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán cho các tổ chức cá nhân, công nợ sẽ được thu từ khách hàng khi tổ chức hay doanh nghiệp đã xuất hàng hóa cho khách hàng và đã có chứng từ kê khai thuế, trong một số trường hợp khách hàng đã nhận được sản phẩm nhưng vẫn chưa thanh toán được hoặc mới thanh toán được 1 phần, phần còn lại sẽ là công nợ.
Không chỉ có công nợ giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp mà còn có công nợ giữa cá nhân với doanh nghiệp. Bên cạnh các công nợ chính doanh nghiệp vẫn cần quan tâm đến các công nợ phải thu và phải trả có thể kể đến như: Tiền thu bồi thường hay trừ lương nhân viên do lỗi hàng hóa trong quá trình sản xuất, các khoản thu nội bộ, các khoản tiền tạm ứng của nhân viên, tiền lương phải trả công nhân viên hay phải trả phải nộp cho nhà nước. Người có trách nhiệm theo dõi công nợ của doanh nghiệp được gọi là kế toán công nợ.
Có những loại công nợ nào?
Như đã nói ở phần trên công nợ được chia thành hai loại chính là công nợ phải thu và công nợ phải trả.
Công nợ phải thu
Các loại công nợ phải thu của doanh nghiệp có thể kể đến các khoản như: tiền khách hàng nợ doanh nghiệp trong khi đã nhận sản phẩm, hàng hóa, các khoản đầu tư tài chính, tiền bán sản phẩm, hàng hóa….vv. Để có thể kiểm soát một cách hiệu quả các khoản công nợ cần được chia ra và theo dõi theo từng đối tượng cụ thể bởi kế toán công nợ.
Đối với công nợ phải thu doanh nghiệp cần phải xác minh bằng văn bản, các khoản nợ tồn đọng lâu ngày rồi thì cần đưa ra biện pháp giải quyết. Nợ phải thu nên được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng và trường hợp cụ thể, ngăn cản tình trạng chiếm dụng vốn, dây dưa không trả nợ. Khi khách hàng thanh toán cần phải có đầy đủ các chứng từ hợp lệ để việc thanh toán, bù trừ nợ được diễn ra minh bạch, rõ ràng tránh tình trạng thất thu.
Công nợ phải trả
Các khoản phải trả của doanh nghiệp có thể kể đến như: các khoản phải trả cho nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ, vật liệu ….vv. Giống với các khoản nợ phải thu các khoản nợ phải trả cũng cần được chia ra và theo dõi theo từng đối tượng cụ thể bởi kế toán công nợ.
Để quản lý tốt các khoản công nợ phải trả doanh nghiệp cần lưu ý đến các khoản phải trả cho nhà nước, người lao động và thực hiện chi đúng thời hạn, đúng luật lao động. Đối với các khoản nợ phải trả chưa có hóa đơn kế toán công nợ nên cập nhật liên tục, thống kế vào sổ sách một cách rõ ràng nhất để tránh để nợ kéo dài tồn đọng vừa khó giải quyết. Doanh nghiệp cần hạch toán chi tiết từng đối tượng công nợ kiểm soát các hạn thanh toán cho nhà cung cấp để bảo đảm chữ tín của doanh nghiệp.
Viết thư xác nhận công nợ như thế nào?
Trong trường hợp doanh nghiệp đối tác đã nhận hàng hóa nhưng chưa thanh toán công nợ thì việc gửi thư xác nhận công nợ là điều cần thiết, sau đây là mẫu thư xác nhận công nợ mà bạn có thể dùng để tham khảo.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Kính gửi: Công ty A
Địa chỉ: của Công ty A
BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ
Kính thưa Quý vị,
Hiện nay, …(mục đích xác nhận công nợ) tại thời điểm 01 tháng 01 năm 2021 của chúng tôi. Báo cáo của chúng tôi đã phản ánh số tiền mà chúng tôi phải thu từ Quý vị tại thời điểm ngày 01 tháng 1 năm 2021 như sau:
Số tiền Quý vị còn nợ chúng tôi là: x.xxx.xxx.xxx VND
Nhằm mục đích phục vụ cho…., xin Quý vị vui lòng ký xác nhận tính chính xác của số liệu ở trên vào phần cuối của trang này và gửi thư này trực tiếp (trước tiên bằng fax) và đến địa chỉ của chúng tôi tại:……
Thư này chỉ dùng cho mục đích xác nhận số dư mà không dùng cho bất kỳ mục đích nào khác nên mong quý vị đảm bảo bí mật.
Nếu Quý vị không đồng ý với số dư nêu trên hãy thông báo trực tiếp cho chúng tôi về khoản chênh lệch so với số dư đã nêu trong thư này.
Trân trọng kính chào,
(ký và đóng dấu tại đây)
Họ và tên: Người ký
Chức vụ: Người ký
Phần xác nhận của: Công ty A
Xác nhận số dư trên là không đúng
Họ và tên:
Chức vụ: Ngày 01 tháng 01 năm 2021
Biên bản này được lập thành 2 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 1 bản.
Trên đây là những thông tin cơ bản giúp bạn hiểu được công nợ là gì? Và viết thư xác nhận công nợ như thế nào? Việc kiểm soát tốt công nợ là điều quan trọng đối với doanh nghiệp và kế toán của doanh nghiệp cần theo dõi một cách thường xuyên, như vậy thì dòng tiền của doanh nghiệp mới được quản lý tốt.